Overbooking: cos'è e quali diritti hai se resti a terra

Arrivi al gate in orario, con la carta d'imbarco in mano, e scopri che sull'aereo non c'è più posto per te: è l'overbooking, una pratica legale che può lasciarti a terra anche con un biglietto valido. Sapere come funziona e cosa prevedono le regole europee ti permette di reagire con calma, di non accettare la prima offerta che ti viene fatta e di ottenere quello che ti spetta.

Cos'è l'overbooking e perché le compagnie lo fanno

Con overbooking si intende la vendita di un numero di biglietti superiore ai posti disponibili sull'aereo. Le compagnie lo fanno perché una parte dei passeggeri prenotati, per i motivi più diversi, non si presenta alla partenza: vendere qualche posto in più serve a non far decollare l'aereo con sedili vuoti. Quando invece si presentano tutti, qualcuno resta escluso.

Può succedere su qualsiasi volo, anche quando parti per una vacanza al mare con l'orologio subacqueo già al polso e non vedi l'ora di arrivare. Il fenomeno non è vietato, ma è regolato: dal 17 febbraio 2005 si applica il regolamento europeo n. 261/2004, adottato l'11 febbraio 2004, che fissa compensazioni e assistenza per chi viene lasciato a terra contro la propria volontà.

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Quando valgono le tutele europee

Il regolamento parla di "negato imbarco": il rifiuto di trasportare un passeggero che si è presentato regolarmente, senza un motivo ragionevole. L'overbooking è il caso più tipico. Le tutele scattano se hai una prenotazione confermata e ti presenti all'accettazione entro l'orario che la compagnia ti ha comunicato per iscritto, anche via email; se non ti è stato indicato alcun orario, devi presentarti almeno 45 minuti prima della partenza prevista.

Conta anche la rotta. Secondo il portale La tua Europa della Commissione europea, le regole coprono:

• i voli all'interno dell'Ue, con qualsiasi compagnia;
• i voli in partenza dall'Ue verso un Paese terzo, con qualsiasi compagnia;
• i voli in arrivo nell'Ue da un Paese terzo, solo se la compagnia è europea.

Le stesse norme valgono anche per Islanda, Norvegia e Svizzera. Il rifiuto è invece giustificato quando ci sono ragioni di salute o di sicurezza oppure quando i tuoi documenti di viaggio non sono in regola: in questi casi la compensazione prevista per l'overbooking non è dovuta.

Prima i volontari, poi chi resta a terra

Quando la compagnia prevede di avere più passeggeri che posti, la procedura ha un ordine preciso. Per prima cosa deve chiedere se qualcuno è disposto a rinunciare al posto in cambio di benefici da concordare tra te e la compagnia. Chi si offre volontario riceve questi benefici e conserva comunque il diritto di scegliere tra il rimborso del biglietto e un volo alternativo.

Solo se i volontari non bastano la compagnia può lasciare a terra passeggeri che non hanno dato il loro consenso. A questi deve versare subito la compensazione e offrire assistenza. La differenza conta: se accetti un'offerta da volontario, valgono i termini che hai concordato, quindi prima di dire sì chiedi esattamente cosa ottieni e confrontalo con la cifra fissa che ti spetterebbe per legge. Se l'attesa per il volo successivo è lunga, una delle console portatili nello zaino può rendere le ore al gate meno pesanti, ma non deve essere l'attesa a farti accettare in fretta.

Consiglio: prima di partire salva sul telefono una copia della prenotazione e della carta d'imbarco e fotografa l'orario di presentazione indicato dalla compagnia. Se resti a terra, chiedi al banco il documento scritto con i tuoi diritti, che la compagnia è tenuta a consegnarti.

Quanto spetta in caso di overbooking

La compensazione è una cifra fissa che non dipende dal prezzo del biglietto, ma dalla distanza del volo. Se la compagnia ti offre un volo alternativo che arriva a destinazione con un ritardo contenuto rispetto all'orario originale, può dimezzare l'importo. Se invece ti sistema in una classe inferiore a quella pagata, deve restituirti una parte del prezzo del biglietto entro sette giorni.

La compensazione va pagata in contanti, con bonifico o con assegno. Buoni di viaggio e altri servizi sono ammessi solo se firmi un accordo scritto: se preferisci il denaro, hai il diritto di chiederlo.

Rimborso, volo alternativo e assistenza in aeroporto

Oltre alla compensazione, chi viene lasciato a terra può scegliere una tra tre strade: il rimborso del biglietto entro sette giorni, con un volo di ritorno al punto di partenza se il viaggio non ha più senso; un volo alternativo il prima possibile; oppure un volo in una data successiva a tua scelta, in base ai posti disponibili.

Durante l'attesa la compagnia deve offrirti gratis pasti e bevande adeguati al tempo da trascorrere, una camera d'albergo se serve passare la notte, il trasferimento tra aeroporto e hotel e la possibilità di fare due telefonate o inviare due messaggi. Se ti sei pagato da solo queste spese perché nessuno te le ha offerte, conserva le ricevute: potrai chiederne il rimborso. Le ore passate al gate lasciano spazio alle letture più diverse, dalle guide di viaggio alle curiosità su cosa significa quando sogni una persona che hai amato; prima però conviene chiarire al banco che cosa ti spetta e farselo mettere per iscritto.

Come fare reclamo e cosa cambia dal 2027

La compensazione non arriva sempre da sola. Il primo passo è un reclamo alla compagnia che ha emesso il biglietto, con i dati del volo, le ricevute e una copia della carta d'imbarco. Secondo le indicazioni dell'ENAC sui reclami, se la compagnia non risponde entro sei settimane o la risposta non ti soddisfa puoi rivolgerti all'ente, solo tramite il modulo online e senza costi. L'ENAC controlla e può sanzionare le compagnie, ma non dispone pagamenti a favore del passeggero: per ottenere la somma restano la conciliazione, che passa dalla piattaforma ConciliaWeb dell'Autorità di regolazione dei trasporti, e il giudice. Per i voli in partenza dall'Italia l'ENAC è competente con qualsiasi compagnia; per quelli in arrivo da Paesi extra Ue solo se il vettore è europeo.

All'orizzonte c'è una riforma. Il nuovo regolamento (Ue) 2026/2202, pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea il 2 ottobre 2026, si applicherà dal 23 ottobre 2027. Per il negato imbarco conferma gli importi da 250 a 600 euro e stabilisce che le somme vadano versate entro sette giorni. Fino a quella data restano valide le regole descritte qui. Altre guide pratiche per chi parte le trovi nella rubrica viaggi.

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Domande frequenti

L'overbooking è legale?

Sì, vendere più biglietti dei posti disponibili non è vietato. Il regolamento europeo però obbliga la compagnia a cercare prima dei volontari e a compensare e assistere chi viene lasciato a terra contro la propria volontà.

Quanto mi spetta se resto a terra per overbooking?

Dipende dalla distanza: 250 euro fino a 1.500 km, 400 euro per i voli più lunghi nell'Ue e per quelli tra 1.500 e 3.500 km, 600 euro negli altri casi. L'importo può essere dimezzato se il volo alternativo arriva con un ritardo limitato.

Posso rifiutare un buono e chiedere i soldi?

Sì. La compensazione va pagata in denaro; un buono o altri servizi sono validi solo se accetti firmando un accordo scritto.

Le regole valgono anche per i voli low cost e per quelli fuori dall'Europa?

Valgono per tutte le compagnie, low cost comprese, sui voli in partenza dall'Ue. Sui voli che arrivano nell'Ue da un Paese terzo si applicano solo se la compagnia è europea.